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Title

Stadtverwaltung Nürnberg pilots AI chatbots, an LLM completeness check for housing-benefit applications and document recognition for birth registers

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…ck darüber, in welchen Pilotprojekten KI bei der Stadtverwaltung Nürnberg unter Federführung vom Amt für Digitalisierung und Prozessorganisation (DiP) erprobt wird. Die Initiie- rung der Pilotprojekte findet stets in Abstimmung mit IT, GPR, ört…

…enario erweitert und umfasst nun auch das Einlesen handschrift- licher Anträge. Im Anschluss ist der Einsatz einer Produktivlösung geplant. Dieses Projekt stellt einen weiteren wichtigen Schritt dar, um Verwaltungsproze…

Description

The City of Nuremberg's digitalisation office reports on its AI pilots: a chatbot in the social and youth office (more than 10,000 users and over 25,000 messages from July to December 2024), an LLM assistant that checked 100 housing-benefit (Wohngeld) applications for missing evidence from August to December 2024, a pilot on intelligent document processing for birth registers (about 215,000 records from 1974 to 2007 are to be digitised; the system has been trained on over 200 documents since October 2024), and a feedback classification pilot that analysed about 3,500 records. The report states relief effects cannot yet be quantified.

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…zu gesetzlichen Regelungen. Im Rahmen der Erprobungsphase (Aug. bis Dez. 2024) wurden 100 Anträge mit dem LLM erfolgreich geprüft. Der 1 Registermodernisierung, Onlinezugangsgesetz und EU-Verordnungen. 2 Die E…

…ert werden. Der Er- probungszeitraum erstreckte sich von März bis Oktober 2024, es wurde ca. 3.500 Feedbackda- tensätze analysiert. Die Evaluation der Ergebnisse fokussierte sich auf die Gen…

…ern. Die Bots ermöglichen moderne Services, die rund um die Uhr verfügbar sind. Entlastungseffekte können aufgrund fehlender Vergleichsdaten der- zeit noch nicht konkret beziffert werden. Für den Chatbot zeigen mehr als 10.00…

Company

Stadt Nürnberg

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…1 von 6 Personal- und Organisationsausschuss vom 18.03.2025 110-10.41.55-4/11/3 Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) bei der Stadtverwaltung Nürnberg – Erprobung und erste Erkenntnisse I. Sachverhalt Wie tiefgreifend Künstliche Int…

Industry

Government & Public Sector

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…1 von 6 Personal- und Organisationsausschuss vom 18.03.2025 110-10.41.55-4/11/3 Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) bei der Stadtverwaltung Nürnberg – Erprobung und erste Erkenntnisse I. Sachverhalt Wie tiefgreifend Künstliche Int…

Problem

The Wohngeld reform of 2023 greatly increased application volumes, and together with a shortage of skilled staff this leads to longer processing times. The city also has to digitise about 215,000 birth records from 1974 to 2007, which requires a very high personnel and time effort, and wants to relieve service phones and analyse several thousand free-text citizen feedback items more efficiently.

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…ügigere Bearbeitung ihrer Anliegen zu ermöglichen. Mehrwert und Übertragbarkeit Die Wohngeldreform 2023 hat das Antragsvolumen stark erhöht, was in Kombination mit Fach- kräftemangel zu längeren Bearbeitungszeiten führt. Die entwickelte Software aut…

…ellen und zeitlichen Aufwand, der mehrere Personenjahre umfasst. Insgesamt müs- sen ca. 215.000 Urkunden aus den Jahren 1974 bis 2007 digitalisiert werden. Erprobt wird daher hier eine intelligente Dokumentenverarbeitung in Kombination…

Solution

The digitalisation office runs four pilots: a chatbot in the social and youth office using self-maintained knowledge bases and falling back on ChatGPT for assigned internet sources; an LLM-based assistant that reads online housing-benefit applications, lists missing evidence and drafts request letters; intelligent document processing combined with robotic process automation to read printed and handwritten text from scanned birth registers; and neural networks built on pretrained models that classify citizen feedback texts.

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…adtverwaltung erprobt seit April 2024 einen Chatbot im Sozial- und Jugend- amt. Der Bot bietet KI-gestützte Antworten auf Basis selbstgepflegter Wissensvorlagen sowie zugewiesenen Internetquellen. Für die Pilotierung wurden von den zuständigen Fa…

…matisiert ein und verarbeitet diese inklusive der beigefügten Dokumente. Es er- stellt anschließend eine Liste fehlender Nachweise und liefert gezielte Bearbeitungshinweise für die Sachbearbeitung. Zusätzlich generiert das System automatisiert Anforderungs…

…üs- sen ca. 215.000 Urkunden aus den Jahren 1974 bis 2007 digitalisiert werden. Erprobt wird daher hier eine intelligente Dokumentenverarbeitung in Kombination mit Robotic Process Automation (RPA). Zunächst werden die Geburtenbücher gescannt und mit e…

…ereich der großen Sprachmodelle (LLM). Nach der Er- stellung von Trainingsdaten wurden sogenannte neuronale Netze entwickelt, die mithilfe vortrai- nierter Modelle Feedbacktexte klassifizieren. Durch Methoden der maschinellen V…

Business value

The report states that relief effects cannot yet be quantified for lack of comparison data. The chatbot had more than 10,000 users and over 25,000 messages from July to December 2024, and 100 housing-benefit applications were successfully checked by the LLM from August to December 2024, with first results showing high quality. About 3,500 feedback records were analysed. The birth-register system is still being trained on over 200 documents. The report describes these as pilots; a productive solution is only planned for the housing-benefit check.

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Für den Chatbot zeigen mehr als 10.000 Nutzende (Juli – Dez. 2024) mit über 25.000 Nachrichten deutlich das Potenzial

…omit Mitarbeitende spürbar und er- leichtert die Einarbeitung neuer Fachkräfte. Erste Ergebnisse zeigen eine hohe Qualität der Prü- fergebnisse, wirtschaftlichen Nutzen und die flexible Anpassbarkeit an die Anfo…

…enario erweitert und umfasst nun auch das Einlesen handschrift- licher Anträge. Im Anschluss ist der Einsatz einer Produktivlösung geplant. Dieses Projekt stellt einen weiteren wichtigen Schritt dar, um Verwaltungsproze…

AI capabilities

Conversational AI, Document Intelligence, Large Language Models, Natural Language Processing

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…nächst werden die Geburtenbücher gescannt und mit einer Soft- ware verarbeitet. Die Software erkennt gedruckte und handgeschriebene Texte aus Bildern oder Dokumenten, extrahiert Text und wandelt diesen in passende Datenformate um. Die…

…ereich der großen Sprachmodelle (LLM). Nach der Er- stellung von Trainingsdaten wurden sogenannte neuronale Netze entwickelt, die mithilfe vortrai- nierter Modelle Feedbacktexte klassifizieren. Durch Methoden der maschinellen V…

Technology

ChatGPT, Robotic Process Automation

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…n aufgebaut. Kann eine Frage nicht aus der Wissensdatenbank beantwortet werden, greift der Chatbot datenschutzkonform mittels ChatGPT auf Informationen aus zuge- wiesenen Internetquellen zu. Die Erprobung des Chatbots ist bis März 2025 gepla…

…üs- sen ca. 215.000 Urkunden aus den Jahren 1974 bis 2007 digitalisiert werden. Erprobt wird daher hier eine intelligente Dokumentenverarbeitung in Kombination mit Robotic Process Automation (RPA). Zunächst werden die Geburtenbücher gescannt und mit e…

Implementation approach

Pilots were run experimentally under the framework works agreement on digitalisation, in coordination with IT, staff representatives, data protection and information security officers and the departments concerned. The chatbot pilot ran from April 2024, the Wohngeld test was extended to April 2025 with a productive solution planned afterwards, and the birth-register pilot started in October 2024, training the system with over 200 documents.

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…gien setzt die Handlungsansätze der Digitalstrategien der Stadt Nürnberg um und folgt einer experimentellen Herangehensweise. Diese ist durch die „Rahmen- dienstvereinbarung Digitalisierung“ definiert und…

…isation (DiP) erprobt wird. Die Initiie- rung der Pilotprojekte findet stets in Abstimmung mit IT, GPR, örtlichen Personalvertretungen, GSBV, DSB, ISB und den jeweiligen Fachdienststellen statt. Prozessanalysen und…

…ordnungen. 2 Die Erprobung umfasst Erstanträge für Mietzuschüsse. Seite 4 von 6 Test wurde bis April 2025 verlängert, um weiterhin von der Unterstützung durch das LLM zu pro- fitieren. Dabei wurde das Testszenario erweitert und umfasst nun auch das Einle…

…litätssicherung erfolgt durch die Erstbuch-Prüfung sowie eine Signatur. Die Er- probung ist im Oktober 2024 gestartet. Seither wird das System mit über 200 Dokumenten trai- niert, um eine möglichst hohe Erkennungsgenauigkeit zu gewährleisten und zeigt…

Onboarding approach

The city offers the seminar 'KI im Arbeitsalltag nutzen' and an information event series on AI in practice for all business areas, and plans further product- and procedure-specific training.

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…ngspflichten). Ergänzend zu dem von PA über das Fortbildungsprogramm angebotene Seminar („KI im Arbeitsalltag nutzen“), das auch zur Erfüllung der Vorgaben des EU AI Act beiträgt, haben zwei engagierte DiP-Mitarbeitende au…

…de Juli bereichsübergreifend für alle Geschäftsbereiche und Referate angeboten. Darüber hinaus werden auch zukünftig produkt- und verfahrensspezifische Schulungen angeboten. 3 digital.stadt.nuernberg - Konzept für eine digitale Sta…

Headline outcome

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Für den Chatbot zeigen mehr als 10.000 Nutzende (Juli – Dez. 2024) mit über 25.000 Nachrichten deutlich das Potenzial

Use case type

Conversational assistant

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…adtverwaltung erprobt seit April 2024 einen Chatbot im Sozial- und Jugend- amt. Der Bot bietet KI-gestützte Antworten auf Basis selbstgepflegter Wissensvorlagen sowie zugewiesenen Internetquellen. Für die Pilotierung wurden von den zuständigen Fa…

Capture details

Captured: 17 Oct 2026, 06:05 UTC
Extractor: unpdf@1
Snapshot hash: a6ade52aecfe1a365c2d528ddf42bc093669d33ab697a86180ff4fbd4f3e0f88

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